El convenio internacional suscrito en La Haya el 5 de octubre de 1961 tuvo y tiene por objetivo la supresión de la exigencia de legalización de instrumentos públicos extranjeros, en varios estamentos, a fin de facilitar su circulación entre el Estado emisor y el receptor signatarios de dicho convenio, reduciéndolos a un solo paso. El procedimiento, que es muy sencillo, se realiza mediante la incorporación de un sello o pequeño documento denominado Apostilla, evitando así que el usuario pierda el tiempo en su legalización.

El Ecuador suscribió el convenio, pero no lo ratificó hasta el 2 de julio de 2004, habiendo entrado en vigencia el 2 de abril de 2005, gracias a la gestión personal de quien suscribe estas líneas. La autoridad competente para la realización de este trámite es la Dirección General de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana.

Atención de Cancillería al usuario, da que desear

Para fines del convenio son documentos públicos los que dimanan de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial o notarios, y la legalización solo cubre la formalidad por la que las autoridades del país, en cuyo territorio el documento debe surtir efectos, certifiquen la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que este ostente. Absolutamente, nada más.

Confiamos en que algún funcionario de dicho ministerio, con criterio amplio y suficiente, corrija este entorpecimiento...

Entre los documentos que los notarios autorizan se encuentran aquellos que materializan bajándolos de una página web, por ejemplo, de conformidad con lo dispuesto en el art. 18, n.º 5.2 de la ley notarial, por el cual son atribuciones de estos fedatarios otorgar copias electrónicas certificadas de un documento físico original o de un documento electrónico original. Por desgracia, cuando los usuarios llevan estas copias a la Cancillería, para su debido apostillamiento, esta no las acepta, desconociendo así la fe notarial.

El Código Orgánico General de Procesos Cogep, en el art. 118 dispone que las actuaciones realizadas por o ante el juzgador se registrarán por cualquier medio telemático instalado en las dependencias judiciales para garantizar la conservación, reproducción de su contenido y su seguridad y, en el art. 202, prescribe que los documentos producidos electrónicamente con sus respectivos anexos serán considerados originales para todos los efectos legales.

El trámite de la apostilla

Malestar en usuarios por espera para apostillar documentos en oficinas de Cancillería, en el norte de Guayaquil

Sin embargo, también en estos casos, lamentablemente, la Cancillería se niega a apostillarlos si no se cumple previamente con una serie de requisitos, causando pérdida de tiempo y dinero a la gente, con el consiguiente agotamiento luego de haber hecho largas colas.

Confiamos en que algún funcionario de dicho ministerio, con criterio amplio y suficiente, corrija este entorpecimiento de los trámites que realizan los ciudadanos. Este es el único país en el mundo donde apostillar un documento constituye un tormento por el engorro innecesario al que lo someten. (O)