La firma electrónica cuesta desde 30,24 dólares cuando es por primera vez y su demanda va en aumento: ¿para qué sirve?

¿Para qué sirve una firma electrónica?, es una de las preguntas que se hacen quienes la tramitan en Ecuador.

La firma electrónica es el equivalente de la firma manuscrita, con la diferencia de que la primera se realiza por medios electrónicos y la segunda es de puño y letra.

Se tata de un documento virtual que certifica la vinculación de la firma electrónica con una persona determinada y tiene la misma validez legal que la manuscrita.

En ambas -sea electrónica o manuscrita- queda registrada la responsabilidad que se tiene sobre el documento que se suscribe o firma.

En Ecuador se regula el reconocimiento y valor jurídico de la firma electrónica de forma general a través de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, que en su art. 14 establece que “tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio”.

Este marco jurídico la define como “los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de datos”.

Las firmas electrónicas se emplean, entre otros usos, para:

1.- La utilización de la facturación electrónica, ya sea para cobrar por un servicio o por la venta de un artículo.

2.- La declaración de impuestos en línea.

3.- La participación en procesos contractuales para obtener contratos dentro del Servicio Nacional de Contratación Pública (Sercop).

4.- En los trámites realizados por medios electrónicos o en línea.

5.- En el comercio electrónico en las actividades de exportación e importación.

6.- En los procesos y trámites judiciales y notariales.

El primer paso para obtenerla es hacer la solicitud del certificado de firma electrónica ante el Banco Central del Ecuador. Este proceso se puede hacer en línea ingresando a www.eci.bce.ec.

En esta parte se realiza un proceso de identificación de la persona natural o jurídica que está solicitando la firma electrónica, conforme a los requisitos establecidos en la Declaración de Prácticas de Certificación y Políticas de Certificados, según respondió el BCE a este Diario.

Los turnos para pasaportes se habilitan cada semana según disponibilidad de material; el Registro Civil prevé atender la demanda de manera normal desde agosto

El número de personas naturales que solicitaron la firma electrónica pasó de 43.751 en 2019 a 70.988 en 2020 y 67.447 en 2021. Mientras, las de personas jurídicas disminuyeron al pasar de 17.367 en 2019 a 7.998 en 2020 y 6.813 en 2021.

En total hay un aumento del 23 % y 18 % en 2020 y 2021 respecto al 2019, antes de la pandemia del COVID-19, que motivó el uso de internet para trámites, pagos y cobros ante las restricciones que hubo de no salir de casa.

Andrés Martínez hizo el trámite en abril pasado, ya que la entidad en la que labora por contrato de servicios prestados le informó que necesitaba una factura electrónica para que reciba el pago mensual.

Como el Servicio de Rentas Internas (SRI) exige como requisito que quienes facturen digitalmente deben tener firma electrónica, entonces la tramitó.

Tras diez días laborables de hacer la solicitud en línea recibió el correo electrónico en el que le informaban que la aprobación fue aceptada y que el certificado estaba listo, por lo que se acercó a las oficinas del Registro Civil, Identificación y Cedulación Nacional, en el centro de Guayaquil, donde canceló por este documento.

Los certificados de firma electrónica pueden ser obtenidos en token, que es un dispositivo criptográfico de alta seguridad, donde se almacena la firma electrónica; o en archivo (que se guarda en disco o CD), que es seguro, versátil y útil para trámites ciudadanos y para procesos de firma masiva (facturación electrónica).

• El certificado en contenedor archivo se utiliza principalmente para la suscripción de Quipux, documentos digitales y aplicativos de facturación electrónica. La tarifa de este tipo de certificado es de 27 dólares más el impuesto al valor agregado, IVA, (30,24 dólares) con una vigencia de 2 años.
• El certificado en contenedor token se utiliza principalmente para autenticación en varios sistemas especializados como Sistema Nacional de Pagos (SNP) del BCE, Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador (Senae), Ministerio de Salud Pública (MSP), Servicio de Rentas Internas (SRI), entre otros. La tarifa de este tipo de certificado es de 49 dólares más IVA (54,88 dólares), con una vigencia de 2 años. Incluye el precio del certificado de 27 dólares más el precio del dispositivo token de 22 dólares.
• La renovación cuesta 18 dólares más IVA (20,16 dólares), válida para dos años más.

Andrés escogió la primera opción porque era la más económica, por lo que llevó el disco para que archiven el certificado tras pagar 30,24 dólares. Desde entonces, cobra todos los meses a través de factura que incluye su firma electrónica. Hasta el momento solo la ha utilizado con ese fin.

Sin embargo, tuvo un sinsabor cuando hacía los trámites para registrar su cuenta bancaria en el perfil del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) como afiliado independiente.

Él llevó el certificado que tenía una cuenta en un banco privado, documento que sacó en línea y que tenía la firma electrónica de la institución financiera, lo que no fue válido para quien lo atendió. “Me dijeron que al menos debía tener un sello de la entidad bancaria y eso implicaba ir al banco, hacer fila y perder más tiempo, por lo que aún no he podido registrar mi cuenta y para pagar la cuota de afiliación imprimo la orden de pago cada mes y la cancelo de forma física”, asevera.

El Registro Civil, Identificación y Cedulación Nacional entrega los certificados nuevos, ya sea en archivo o token, y las renovaciones tras recaudar su costo.

El primer paso es solicitar el certificado de firma electrónica ante el BCE, pero finalmente los que pagaron y la obtuvieron ante el Registro Civil fueron 90.804 y 88.160 personas naturales y jurídicas en 2020 y 2021, en su orden, incluyendo las nuevas y las renovaciones.

¿Beneficia la facturación electrónica a las pequeñas y medianas empresas en Ecuador?

En el caso de Andrés, sí le sirve para la facturación electrónica reconocida por el SRI con lo que puede cobrar sus ingresos.

El Registro Civil informa a este Diario que solo durante el primer trimestre de este año entregó finalmente 12.528 firmas electrónicas, de las cuales 8.528 fueron en archivo y 4.000 en token.

SI bien hubo un aumento en 2020 y 2021 (años completos), ya en este año se evidencia una reducción ya que las entregadas por el Registro Civil sumaron 17.125 durante el primer trimestre del 2019, de las que 10.667 fueron en archivo y 6.458 en token.

El BCE es la Autoridad Certificadora o Entidad de Certificación de Información (ECI), que relaciona una determinada clave pública con una persona natural, a través de la emisión de un certificado digital de firma electrónica, según indica el organismo.

Al ingresar la solicitud en línea se deben tener los documentos de identidad digitalizados para adjuntarlos si se pide como persona natural.

Estos son el documento digitalizado de la cédula de identidad o pasaporte a color y de la papeleta de votación, ambos vigentes.

Los pasos son los siguientes:

• Ingresar al link https://www.eci.bce.ec/ y escoger en el menú de firma electrónica la opción “Solicitud de certificado” o " Renovar certificado”, según sea el caso. Luego se llena el formulario en línea correspondiente, adjuntando los requisitos digitalizados en formato PDF.
• Después se recepta los correos electrónicos de registro y de aprobación de la solicitud.
• Seguidamente se realiza el pago respectivo en efectivo en las ventanillas de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación.
• Finalmente se acude a la oficina de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, que registró en su solicitud, para retirar el certificado de firma electrónica.

El servicio se brinda en 31 agencias a nivel nacional:

1. Esmeraldas

2. Portoviejo

3. Manta

4. Babahoyo

5. Quevedo

6. Milagro

7. Guayaquil centro

8. Guayaquil sur

9. Machala

10. Salinas

11. Tulcán

12. Ibarra

13. Quito – matriz

14. Quito – San Blas

15. Quito – Quitumbe

16. Santo Domingo

17. Latacunga

18. Ambato

19. Riobamba

20. Guaranda

21. Azogues

22. Cuenca

23. Loja

24. Lago Agrio

25. Coca

26. Tena

27. Puyo

28. Macas

29. Zamora

30. San Cristóbal

31. Santa Cruz (I)