Obligaciones tributarias: ¿Qué pasa si no registras tus cargas familiares en el anexo de gastos personales?

El próximo sábado, 10 de febrero, comenzarán a vencer los plazos para la entrega, vía electrónica, del anexo de gastos personales correspondiente al año fiscal 2023, según el calendario tributario ordinario del Servicio de Rentas Internas (SRI).

Ese día deberán cumplir con esta obligación tributaria los trabajadores bajo relación de dependencia que entregaron su proyección de gastos personales el año pasado a su empleador. En ese anexo (subido en línea a través de la página web del SRI) se desglosarán los valores proyectados que no necesariamente deberán coincidir con cada rubro del formulario entregado, sino que podrán tener variación en cada tipo de gasto (alimentación, vivienda, salud, etcétera), pero que al final el total sí debería coincidir con lo proyectado en julio del año pasado para evitar tener que pagar algún valor por impuesto faltante.

Sin embargo, existen varios casos en los que si el valor total de gastos del anexo no coincide con la proyección, esto no implica que se deberá pagar un impuesto faltante.

Ejemplo: un empleado que no tiene cargas y cuyos ingresos llegan a los $ 1.300 por mes ($ 15.600 al año, excluyendo décimos y fondos de reserva que no gravan impuesto a la renta) proyectó su tope permitido de gastos por $ 5.352,97 (7 canastas familiares básicas al mes de enero de 2023, de $ 764,71 cada una), lo que significará una rebaja de $ 963,53 a su impuesto causado.

Si hacemos el cálculo para verificar el impuesto causado de este empleado (con $ 15.600 de ingresos gravables al año), aplicando las respectivas fórmulas y deducciones (aporte personal al IESS) nos da como resultado que su impuesto a pagar es de $ 120,19, valor muy superior a la rebaja de $ 963,53 por presentar su tope de $ 5.352,97 de gastos. Por lo tanto, no era necesario que proyecte el tope de $ 5.352,97, sino que con el solo hecho de justificar gastos por $ 667,72, ese trabajador obtenía una rebaja de $ 120,19 que cubría los $ 120,19 de su impuesto causado.

En este caso, el empleado no deberá obligatoriamente que hacer un anexo por $ 5.352,97, sino solo por $ 667,72. Eso sí, será obligatorio que en el mes de marzo de este año haga una nueva declaración de impuesto a la renta (en el formulario para personas naturales), ya que deberá ajustar los valores reales de gastos personales (que automáticamente se transfieren al formulario de renta tras enviar el anexo de gastos) para con ello ratificar que su impuesto a pagar es cero dólares y que sus rubros reales son los que constan en el anexo.

¿Por qué registrar las cargas en el anexo de gastos personales?

Para quien no tiene cargas familiares su tope de gastos para el 2023 era de $ 5.352,97 y solo deberá elaborar y enviar el anexo de ese año con base en sus facturas electrónicas recibidas y que constan en el repositorio del SRI al cual se accede con el número de cédula y con la clave proporcionada por la administración tributaria, o cambiada posteriormente por el mismo contribuyente. Si aún tiene algún comprobante físico autorizado por el SRI, puede ingresarlo de manera manual en el mismo formulario.

Pero, ¿qué pasa para quien puso en su proyección una, dos, tres o más cargas familiares? Deberá obligatoriamente primero registrar sus cargas para luego comenzar a elaborar su anexo en línea. De esta forma podrá comprobar que el SRI le ha validado o confirmado como carga al familiar que incluyó inicialmente en la proyección entregada en julio pasado a su empleador, y que ahora sí (y recién en ese momento) podrá ratificar como tope lo que puso en la proyección, o incluso si por algún motivo puso menos cargas, puede incluir a alguna carga adicional al momento de registrarlos en la base de datos del SRI, que se enlazará en línea a su vez con la base de datos del Registro Civil, con la base de datos del IESS y con la base de datos del sistema financiero ecuatoriano para comprobar primero el parentesco del empleado con la carga solicitada para el registro y luego para determinar si esa carga familiar tiene algún tipo de ingreso o afiliación a la seguridad social que le impida ser incluida en este registro.

Se puede dar el caso de que le salga un mensaje en un recuadro rojo, en la página del SRI, que le indique que determinada persona “no puede ser ingresada como carga familiar”.

Existen al menos cinco motivos por los cuales un familiar no puede ser registrado como carga para este beneficio de la rebaja del impuesto a la renta a pagar para cualquier contribuyente.

1. Por tener aportaciones como afiliado al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), así sean aportaciones voluntarias y no necesariamente bajo relación de dependencia del padre, madre, cónyuge o hijos del contribuyente.

2. Porque esa carga familiar recibe mensual, trimestral, semestral o anualmente rendimientos financieros, cuya información es proporcionada en línea por el sistema financiero nacional hacia el SRI, sea este su padre, madre, cónyuge o hijos.

3. Porque esa carga familiar (en este caso los hijos) han superado la edad de 21 años al inicio del año fiscal a declarar (2023).

4. Porque el familiar, en este caso padre o madre, no ha sacado la clave del SRI y, por lo tanto, no es un usuario registrado del portal de la administración tributaria. El padre o madre que sea incluido como carga por parte del contribuyente debe tener su clave del SRI para de esta manera (y solo de esta forma) validar en línea que su hijo está solicitando incluirlo como carga familiar.

5. Y en último de los casos puede darse la situación de que el Registro Civil no encuentra relación alguna de parentesco con el contribuyente y, por lo tanto, no lo acepta como carga. De darse este caso, debería el empleado acudir inmediatamente al SRI para que le dé indicaciones de cómo debe proceder y si es necesario actualizar alguna información en el Registro Civil para que se valide ese registro.

Recuerden que mientras más se demoren en registrar sus cargas familiares en el anexo en línea del SRI, de presentarse alguna novedad no podrían cumplir a tiempo con el envío del anexo de gastos personales, lo que les generará una multa inicial de $ 30, la que no les exime de cumplir con esa obligación tributaria anual.

Si se llegase a dar el caso de que algún empleado puso en su proyección (por ejemplo) cuatro cargas y al elaborar el anexo el SRI no le valida alguna de ellas, o incluso todas, al enviar el anexo y recalcular su impuesto en el formulario de renta (personas naturales) le saldrá un impuesto faltante a pagar (en marzo próximo) que no pudo ser descontado por su empleador, ya que a este usted le informó una cantidad de cargas supuestamente válidas, pero que al final no lo son.

Si alguien puso en su proyección de gastos (por ejemplo) tres cargas, debe obligatoriamente identificarlas en línea en su anexo, a través de la página web del SRI, para evitar incurrir en una infracción o delito tributario, ya que estaría haciendo uso de una rebaja de impuestos que no le correspondería.

El hecho de haberle entregado a su empleador, en julio pasado, las copias de cédula del cónyuge e hijos, o la carta de consentimiento del padre o madre para ser registrados como carga, no significa que el SRI fue informado de esas cargas (esos documentos solo sirven para aplicar provisionalmente una rebaja de impuestos al trabajador), ya que la única forma de poder ingresarlos y validarlos ante el SRI es con el usuario y clave personal de cada empleado.

Calendario para envío de anexo de gastos personales

Los plazos comienzan a correr desde el 10 de febrero con base en el noveno dígito de la cédula o RUC del contribuyente, en el caso de que este no trabaje bajo relación de dependencia.

Cada dos días vence el plazo para un nuevo noveno dígito terminando el 28 de febrero con el cero. Sin embargo, ese calendario se modifica cada año. “Cuando una fecha de vencimiento coincida con fines de semana o feriados nacionales o locales se trasladará al siguiente día hábil, en caso de que esta nueva fecha de vencimiento se traslade al siguiente mes, la fecha de vencimiento corresponderá al último día hábil del mes de vencimiento”.

Para el caso de febrero, como el día 10 (fecha de vencimiento del noveno dígito 1) cae en un día sábado (fin de semana), su plazo debería correr al lunes siguiente (día 12), pero como además el lunes 12 y martes 13 son feriados por carnaval, la obligación de cumplimiento se traslada al miércoles 14 de febrero, día en el que también deberán entregar su anexo los novenos dígitos 2 y 3. El dígito 2 porque pese a que le tocaba inicialmente el lunes 12, al ser feriado pasa al siguiente día hábil (miércoles 14).

Cualquier aplazamiento de este cronograma será comunicado por el SRI. (I)