¿Cómo les fue en este inicio del año? ¿Ya hicieron el pago del impuesto a la renta, el pago del predio, la matrícula de vehículos y otros? Debo confesar que el mes de enero no es mi favorito, ya que varios trámites ahogan mi tiempo, lo dividen y me hacen pensar ¿cómo llegamos a este punto?

Calendario tributario 2024: estas son las declaraciones y anexos que se deben presentar al SRI en enero

El trámite es la unidad más pequeña de una gestión institucional. Como lo dice el libro El fin del trámite eterno, escrito por Benjamin Roseth, Ángela Reyes y Carlos Santiso. Lo triste en América Latina es que los trámites medran el tiempo y reducen la productividad. Se calcula que un ciudadano latinoamericano invierte al menos una semana al año en trámites. Porque parte del problema son las dinámicas institucionales, en las cuales cada instancia pide una serie de requisitos que no pide otra.

También sucede un fenómeno muy curioso, hay personas que llegan a un cargo y lo primero que hacen es añadir procesos y formatos para realizar algo. ¿Por qué las nuevas autoridades no reducen procesos? Sospecho que quieren que los recordemos por cómo nos amargan la vida.

Nueve agencias del Registro Civil atenderán turnos para la emisión de pasaportes este sábado 27 de enero

Con la llegada de la digitalización, se espera que las instancias se conecten y tengan a través de un clic el acceso a la información. No obstante, aunque los repositorios digitales rebosan de datos, se pide imprimir, firmar y certificar el mismo documento, del que ya existe una versión digital. Así, la digitalización en algunos casos solo duplicó la burocracia.

Pero en sociedades corruptas la digitalización no es suficiente porque siempre hay alguien que duda de la información. Así, junto a los sistemas digitales, creció la ciberdelincuencia y las sombras de la incertidumbre se ciernen sobre los archivos, que descansan en la nube. El temor lleva a que las empresas e instituciones contraten a jefes de la seguridad informática y se mantengan los custodios de archivos físicos.

(...) es necesario tanto digitalizar como homogenizar procesos, así como reducir pasos y requisitos.

Adicionalmente, en América Latina, tenemos una importante población que no tiene las habilidades para acceder a la tramitología digital. Por lo tanto, digitalizar es solo una de las opciones para mejorar el tiempo invertido en los trámites. Se requiere voluntad política y apoyo técnico para organizar la burocracia, conectar y reducir exigencias.

En el afán de conectar, algunas organizaciones se animaron a compartir herramientas comunes. Sin embargo, si las herramientas solo digitalizan el trámite y no reducen procesos, no es una vía efectiva; de hecho, será más cara porque tendrán que pagar para crear o ampliar el servicio de la herramienta e invertir tiempo en el entrenamiento a los usuarios. Por lo tanto, es necesario tanto digitalizar como homogenizar procesos, así como reducir pasos y requisitos.

Dirección de Terrenos atenderá trámites de regularización y legalización en la parroquia Tenguel

También para optimizar los tiempos se debe analizar si los formularios están en un lenguaje amigable. Si los formularios son extensos o están escritos de forma ajena al entorno, serán difíciles de llenar y por lo tanto desaniman a la población a hacer uso de los servicios públicos y privados. ¡Es hora de agilizar el mundo y reducir trámites! (O)